【 – 写作指导】
第一篇:《回复函格式及范文》
回复函格式及范文
1、概述
答复即复函，属公函的一种。
复函是机关、单位为答复来函一方面商洽、询问或联系事宜而使用的一种公文，既可用于上级机关对下级单位的答复之用，也可用于平行机关或不相隶属机关的答复。复函如属上级机关对下级机关所要求事项的答复，同时具有某种批复、批示的性质。
2、写作要点：
复函的全文由标题、正文、落款三部分构成：
（1）标题
由发文机关、事由和文种类别（复函）组成，一般不可省略。
（2）正文
包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾四部分。受文单位要顶格写；开头用语多为“你处××函收悉，经××研究，现答复如下”
（3）落款
发文机关、日期并加盖公章。
复函的写作，要求有针对性，措辞简明得体。一般应一事一函。
3、范文
地质矿产部产于地热资源管理问题的复函
（地函184号）
山东临沂市人民政府：
临沂市汤头地下热水站负责人王泽清同志来信反映在地热管理中存在的问题，我部现作如下答复。
地热资源属矿产资源，分类上属于能源矿产。地热能是地壳内岩石（固相）、和流体（液、气相）中能被人类经济、合理地开发出来的热量。地下热水中的水仅是传递地热能的一种媒介、载体，它只能带出地热能的20%，因此，地下热水
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应属矿产资源。这一结论在1991年8月国务院法制局与地矿部联合召开的专家论证会上得到了与会专家和绝大多数部门代表的肯定。
临沂汤头的地下热水之所以有较高价值，就在于它的温度和有益元素，这是区别于普通地下水的关键。对于地下热水这一宝贵的矿产资源，应按《矿产资源法》对某进行合理地开发利用和保护，使其发挥最大的经济效益。
综上所述，地下热水的开采活动必须纳入《矿交资源法》的法制轨道。我部希望临沂市人民政府尽快对场头地下热水管理站的问题依法予以解决。
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第二篇:《新手如何写好开发信函》
新手如何写好开发信，加大成交率？–附上老外的建议和成交案例 很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。
其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？
我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？
很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。
到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！
我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。
1）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？
2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。
举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”
其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。
3）长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以{如何写好回复函}.
真诚和服务赢得客户”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。
4）爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？ 丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。
其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！
举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的email水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告
诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。
第一个应聘者是这样写的：
Dear Mike,
This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What's the matter?
I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We'll purchase the raw material and do the production immediately!
Looking forward to your reply. Thank you!
Best regards,
Jenny
这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？我们看看第二位应聘者写的email：
Dear Mike,
How are you?
We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.
Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We'll do production asap.
第三篇:《工作回复函(精典)》
QQ691788809
关于百科20140813联络函之意见反馈（回复）
致百科光能： 来函已收到，不胜感谢！
关于2014年9月14日以后的保安及保安公司的服务质量具体之要求，现回复如下：
01)保安的年龄要求在20-45岁之间（提供身份证复印件和照片及体检表，我司给予制作铭牌），要求配置保安四人，必须按贵司要求执行。
我司接受。
02)保安公司每个月进行至少进行一次礼节礼貌和素质培训（如体能和三大步法培训）培训后由贵司人员签字认可。如未进行培训将从当月服务费中扣除未培训费用200元/次。
我司接受。
03)白班人员早8:00-8:40分和17:00-17:40进行立岗（雨雪天和双休日除外）。仪表仪容不整、上班期间玩手机、看报纸等与工作无关的事情每次发现将给予扣除服务费100元。
我司接受。
04)每周至少一次白班和夜班的督查及查岗查哨工作，未进行督查和查岗查哨工作的。每月不少于三次督查和查岗查哨工作。如未进行督查和查岗查哨工作，每次扣除当月服务费400元。
本项扣费意见我司理解，但建议能否每次扣除当月服务费200元。{如何写好回复函}.
QQ691788809 05)我司不管是白班或夜班检查到保安人员睡觉，发现一次给予扣除当月服务费500元，发现2次扣除1000元并立即更换人员。
本项扣费意见我司理解，但建议能否：发现一次给予扣除当月服务费250元，发现2次扣除500元并立即更换人员。
06)人员不符合我司要求进行更换人员，必须在三日内更换（备注不是三个工作日），未按要求及时更换的，将给予扣除服务费500元/人/次。
我司接受。
07)人员脱岗一次（一人脱岗），扣除服务费1000元，发现2次脱岗的扣除当月服务费2000元，同时脱岗2人（含以上）服务合同立即解除并不予支付当月服务费。
处罚过于严厉,我司不接受,是否可再拟（建议：人员脱岗-扣除服务费100元/人次，发现2次脱岗的扣除当月服务费200元/人次）。
08.我司反映合理的情况未及时进行处理，我司有权依实际情况进行扣款，扣款费用在500-1000元之间。
所谓反映“合理”的情况，只要不是个人感情与“目的”故意而为之的情况反映，我司能接受。
09)必须先开发票后付款，如因保安公司的管理原因扰乱我司管理秩序的，将从当月服务费中给予扣款500元/次。{如何写好回复函}.
我司接受。
10)我司的一些合理分配工作（如协助甲方洗车、打扫厂区道路卫生等），保安必须无条件执行。如不执行，我司将视情况进行人员调换，并按照第6条执行。
QQ691788809 协助甲方洗车-我司接受。{如何写好回复函}.
11)如因保安值班期间致使我司财产损失（查明是保安失职或监守自盗等行为），保安公司必须全额赔偿我司的财产损失金额。
我司接受。
12)保安公司必须建立每月回访满意度评价制度，如当月未进行回访，将从当月服务费中扣除500元，以作为提醒保安公司加强保安服务质量的要求。
我司接受
备注：贵司要求、标准提高，扣款力度高，报价另拟！
特此回复！
昆山XX保安服务有限公司 2014年8月18日
第四篇:《意见回复函》
关于对《中共茂县县委组织部关于（州群工办关于深化“五联”群众工作法加强和改进群众工作意见）的函》征求意见的回复 中共茂县县委组织部：
你部下发的《州群工办关于深化“五联”群众工作法加强和改进群众工作意见）的函》（征求意见稿）收悉，经认真讨论和研究，茂县卫生和计划生育局对该意见无修改意见。
特此回复！
茂县卫生和计划生育局
2015年5月8日
第五篇:《答复函》
交往礼仪类
交往礼仪应用文是用于社会交往和礼仪活动的诸种文体的总称。根据不同的用途交往礼仪应用文分为迎送文书、祝贺文书、致谢文书、慰问文书、证明文书、聘请和邀请乙方以及用于交往的各种公函、电报等。
交往礼仪应用文具有较强的针对性和实用性，有特定的读者对象和明确的写作目的。并具有一定的程式性和时限性，有相对稳定和约定俗成的规范格式，要求在特定的时间内处理特定的事务。此外还具有浓厚的情感性，富有强烈的感染力。因此，无论写哪种交往礼仪文书，都应做到文字表达平实质朴、简明流畅，语言要文雅、得体、礼貌，篇幅要精短。
十五、答复函
答复函为被动性公文，必须针对来文所询问的问题予以答复。它主要用于对商洽、询问函的回复。其结构与商洽函相同，除正文外，其余部分写法也与商洽函相同。正文一般包括两个部分加结束语。
一部分是说明对方来函已经收到，可写明收到的日期，同时简述对方所询问题或所提要求。并用“经……研究，答复如下”等字样过渡到下文。
另一部分是答复的内容。这是主体，要写得明确、具
体而简练，让对方一看便清楚你的意图，切不可写得模棱两可，让对方难以判断。答复的内容要针对来函所询问题的内容。
结束语一般用“特此函得复”、“谨作答复”等词语。也可不单写结束语，答复内容写完，即结束。
例文：答复性函
关于营区保洁和绿化社会化服务保障承包事宜的复函
XX市XX服务公司：
贵公司3月9日来函及有关服务资料收悉，我们基本同意贵公司提出的有关承包意见，希望贵处尽快来人签署承包合同。
中国人民解放军XXXXXX部队通信营
二00X年三月二十日
第六篇:《回复函》
回复函
山东齐信招标有限公司：
我公司已于2014年6月6日收到贵公司关于“坊子区凤凰健身广场提升改造工程施工项目答疑文件。”
我公司已知悉通知内容，特此回复。
（投标单位名称，盖公章）
二〇一四年六月六日
第七篇:《回复函格式》
附件（回复函格式）：
（单位）关于参加《XXXXXX总体城市设计》的复函
XXXXXXXX规划局：
经我公司/单位认真考虑，愿意参加XX市规划局举办的《XXXXX设计及重点地区详细城市设计》方案征集项目，接受征集文书提出的各项要求，保证遵从各条事项。无异议。
项目组成员如下：
我公司相关的城市设计业绩有：