【 – 话题作文】
酒店采购部(一)
亚海大酒店采购部
管理手册
采购的定义 采购手册的编订目的 为了使酒店有关采购事务均能遵循制度办理，便于最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的商品或服务，特制订本手册。
酒店根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。
酒店采购部管理制度
1、制定采购计划
（1）由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核；
（2）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或讲演财务部审核；
（3）采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。
2、审批采购计划：
（1）财务部将各部分的采购计划和讲演汇总，并进行审核；
（2）财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算；
（3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批；
（4）经批准的采购计划交财务总监监视实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
3、物资采购：
（1）采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购，以保证及时供给。
（2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。
（3）餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购职员要按计划或下单进行采购，以保证供给。
（4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购，以保证需用。
4、物资验收入库：
（1）不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收；
（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按划定入库。
5、报销及付款
（1）付款：
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款； ②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票，若由采购员领空缺支票与对方结帐，金额必需限制在一定的范围内；
③按酒店财务制度，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。
④超过30元要求付现金者，必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必需在一定的范围内。
（2）报销：
①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品，可通过税务部分开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证实并签名盖章，有采购员两人以上的证实，及验收员的验收证实，经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。
采购部业务操作流程
1、按使用部分的要乞降采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表；
2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；
3、在主管的铺排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购；
4、按酒店及本部分制定的工作程序，完成现货采购和期货采购；
5、货物验收时泛起的各种题目，应即时查清原因，并向主管汇报；
6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。
7、将到货的品种、数目和付款情况讲演给有关部分，同时附上采购申请单或经销合同；
8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合统一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。
仓库管理操作流程
1、仓库的分类：
酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食物仓、山货仓，动力部的油库、石
油气库，建筑，装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等。
2、物品验收：
（1）仓管员对采购员购回的物品不管多少、大小等都要进行验收，并做到： ①发票与什物的名称、规格、型号、数目等不相符时不验收；
②发票上的数目与什物数目不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收； ③对购进的食物原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收。
④对购进品已损坏的不验收。
（2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数目和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。
3、入库存放：
（1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管；
（2）进仓的物品一律按固定的位置堆放；
（3）堆放要有条理、留意整洁美观，不能挤压的物品要平放在层架上。
（4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。
4、保管与抽查：
（1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。
（2）抽查：
①仓管员要常常对所管物资进行抽查，检查什物与卡片或记账是否相符，若不相符要及时查对；
②材料会计或有关管理职员也要常常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。
5、领发物资
（1）领用物品计划或讲演：
①凡领用物品，根据划定须提前做计划，报库存部分预备；
②仓管员将报来的计划按天天发货的顺序编排好，做好目录，预备好物品，以便取货人领取；
（2）发货与领货
①各部分各单位的领货一般要求专人负责；
②领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数目、单价、用途等）并签名，仓管员凭单发货；
③领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账；
④发货时仓管员要留意物品提高前辈的先发、后进的后发。
（3）货物计价：
①货物一般按进价发出，若统一种商品有不同的进价，一般按均匀价发出。 ②需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或均匀价加手续费和管理费调出。
6、清点：
（1）仓库物资要求每月月中小清点，月底大清点，半年和年终彻底清点；
（2）将盘结果列明细表报财务部审核；
（3）清点期间休止发货。
7、记账：
（1）设立账簿和登记账，账簿要整洁、全面、一目了然；
（2）账簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立账户；
（3）记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账；
（4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账；
（5）发出的物资用加权均匀法计价，月终泛起的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部分、财务部各一份；
（6）直拨物资的收发，同其他入库物资一样入账；
（7）调出本酒店的物资所用的管理费、手续费，不得用来冲减材料本钱，应由财务部冲减用度；
（8）入口物资要按发票的数目、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权均匀法计价；
（9）对于发票、税单、检疫费等尚未到的入口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调整暂估价，报财务部材料会计调整三级账；
（10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计；
（11）与仓管员校对什物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。
8、建立档案制度：
（1）仓库档案应有验收单、领料单和什物账簿；
（2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。 物品、原材料采购制度
1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，以把握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2、坚持“凡海内能解决的不在国外入口，凡本地区能解决的不到外埠采购”的划定。
3、各项物品、商品、原材料的采购，必需遵守市场管理及外贸管理的划定。
4、计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部分知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。
5、凡购进物料，尤其是定制品，采购部分应坚持先取样品，征得使用部分同意后，方进行定制或采购。
6、高额进货和长期定货，均应通过签订合同的办法进行。
7、从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必需取得总经理的批准，方予采购，否则财务部拒绝付款。
8、凡不按上述划定采购者，财务部以及业务部分的财会职员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。
物品、原材料盘查制度
1、物品、原材料、物料在清点中发生的溢损，应对天然溢损和人为溢损分别作出处理。
2、天然溢损：
（1）物品、原材料、物料采购进仓后，在清点中泛起的干耗或吸潮升溢，如食物中的米面及其制品、干杂货等，在升损率公道的范围内，可填制升损讲演，经主管审查后，视“营业外收入”或“管理费”科目内处理；
（2）超出公道升损率的损耗或溢余，应先填制升损讲演书，查明原因，说明情况，报部分经理审查，按划定在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。
3、人为溢损：
人为溢损应查明原因，根据单据报部分经理审查，按有关划定在“待处理收入”或“待处理用度”科目处理。
物品、原材料损耗处理制度
1、物品及原材料、物料发生变质、霉坏，失去使用（食用）价值，需要作报损、报废处理。
2、保管职员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废讲演表”，据实说明坏、废原因，并经业务部分审查提出处理意见，报部分经理或财务部审批。
3、对核实并核准报损、报废的物品、原材料的残骸，由报废部分送交废旧物品仓库处理。
4、报损、报废由有关部分会同财务部审查，提出意见，并呈报总经理审批。
5、在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。
食物采购管理制度
1、由仓管部根据餐饮部分需要、订出各类正常库存货物的月使用量，制定月度采购计划一式四份，交总经理审批，然后交采购部采购。
酒店采购部(二)
酒店采购部工作流程
一、物品采购工作流程
1、部门新增物品的采购工作流程：
若部门欲添置新物品，部门经理填写采购申请单，经总经理审批后,送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，经董事长批准后，采购部立即组织实施.
2、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：
如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”（经工程、行政、财务确认）由财务部提交总经理审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:
（1）货品名称，规格；
（2）最近一次订货单价；
（3）最近一次订货数量；
（4）提供本次订货数量建议。
采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事长批准后，组织采购。
4、 鲜活食品冻品的采购工作流程：
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由行政总厨，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
5、 维修零配件和工程物料的采购工作流程：
工程件日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:
（1）货品名称，规格；
（2）平均每月消耗量；
（3）库存数量；
（4）最近一次订货单价；
（5）最近一次订货数量；
（6）提供本次订货数量建议。
大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料:
（1）货品名称，规格；
（2）库存数量；
（3）最近一次订货单价；
（4）最近一次订货数量；
（5）提供本次订货数量建议。
以上采购申请单，经签批同意后送采购部经理，采购部经理按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经批准后，采购部立即组织实施.
二、采购工作流程中须规范事项:
1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核对，送总经理批准。
2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。
3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
（1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。
（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。
4、邀请供应商报价。
三、货比三家工作流程：
每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：
1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，
包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。
2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作
1、采购订单的跟催
当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
2、采购订单取消
（1）酒店取消订单：
如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。
（2）供应商取消订单：
如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。
3.违反合同：
合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。
4.档案储存：
所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.
5.采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈业主代表批示。
6.采购物品的维护保养：
如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况
酒店采购部(三)
采购部工作流程
一、各类物品采购工作流程
1、 仓库补仓物品的采购工作流程：
仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:
（1）货品名称，规格；
（2）平均每月消耗量；
（3）库存数量；
（4）最近一次订货单价；
（5）最近一次订货数量；
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